Management Assistant (Parttime) - Nettech Zele

Administratief sterk, discreet en organisatorisch ingesteld? En haal je voldoening uit het ontzorgen van een CEO en het mee bewaken van de dagelijkse werking van een onderneming?

Voor NetTech in Zele zijn we op zoek naar een deeltijdse Management Assistant die de CEO ondersteunt bij uiteenlopende administratieve, organisatorische en praktische taken.

NetTech is een familiaal bedrijf met een hecht team van een 15-tal medewerkers. Vanuit Zele werken ze aan technische projecten in binnen- en buitenland en bouwen ze mee aan de telecominfrastructuur van de toekomst.

Een klein en betrokken team dus, met korte communicatielijnen en projecten op wereldschaal.

Wat ga je doen?

Als Management Assistant ben je de rechterhand van de CEO en zorg je ervoor dat hij zich maximaal kan focussen op de operationele en strategische werking van NetTech.

Je brengt structuur, bewaakt afspraken en neemt heel wat administratieve en organisatorische zaken uit handen. Je werkt zelfstandig, denkt vooruit en weet goed wat prioriteit heeft.

Jouw takenpakket bestaat onder andere uit:

• Beheren en organiseren van de agenda van de CEO;
• Inplannen en coördineren van afspraken en vergaderingen;
• Voorbereiden van meetings en verzamelen van de nodige informatie en documenten;
• Opvolgen van mails, afspraken, deadlines en openstaande actiepunten;
• Verzorgen van correspondentie en algemene administratieve ondersteuning;
• Opmaken, verwerken en structureren van documenten en dossiers;
• Ondersteunen bij de voorbereiding en opvolging van interne en externe meetings;
• Contact onderhouden met klanten, leveranciers, partners en andere externe partijen;
• Praktische en organisatorische zaken opnemen die de dagelijkse werking vlotter laten verlopen;
• Ondersteunen bij ad-hocvragen en rechtstreeks rapporteren aan de CEO.

Kortom: jij bent degene die overzicht en structuur brengt, vooruitdenkt en ervoor zorgt dat de CEO ontzorgd wordt in zijn dagelijkse werking.

Wie zoeken we?

Ervaring als Management Assistant, Personal Assistant, Office Assistant of in een gelijkaardige ondersteunende functie is mooi meegenomen, maar geen absolute must. We zoeken vooral iemand die van nature organiseert, vooruitdenkt en ontzorgt.

Discretie, maturiteit en vertrouwen zijn belangrijk in deze functie. Je werkt immers nauw samen met de CEO en krijgt zicht op verschillende aspecten van de onderneming.

Iemand die:

• Administratief sterk en nauwkeurig is;
• Sterk is in plannen, organiseren en prioriteiten stellen;
• Zelfstandig werkt en verantwoordelijkheid neemt over zijn of haar taken;
• Proactief is en werk ziet zonder dat alles gevraagd hoeft te worden;
• Graag vooruitdenkt en ervoor zorgt dat afspraken en deadlines opgevolgd worden;
• Discreet en professioneel omgaat met vertrouwelijke informatie;
• Vlot communiceert met medewerkers, klanten, leveranciers en externe partners;
• Flexibel kan schakelen tussen verschillende taken en prioriteiten;
• Vlot werkt met courante Office-toepassingen;
• Graag deel uitmaakt van een klein en familiaal team.

Een goede kennis van Nederlands is een must. Ook Frans en Engels komen regelmatig van pas binnen de contacten en internationale context van NetTech. Een goede talenkennis is dan ook een belangrijke troef.

Een deeltijdse functie

Voor deze functie is NetTech bewust op zoek naar een deeltijdse Management Assistant. De concrete invulling van het uurrooster en de werkdagen kan in onderling overleg bekeken worden.

Je werkt on-site vanuit Zele en staat er in rechtstreeks contact met de CEO en de rest van het team.

Wat mag je verwachten?

Je komt terecht in een familiale onderneming met ongeveer 15 medewerkers, waar de communicatielijnen kort zijn en je geen nummer bent. Je krijgt een vertrouwensfunctie dicht bij de CEO en hebt vanuit jouw rol een directe impact op de dagelijkse organisatie en werking van het bedrijf.

Je mag rekenen op:

• Een deeltijdse functie met een bespreekbaar uurrooster;
• Een gevarieerd takenpakket met veel autonomie en verantwoordelijkheid;
• Rechtstreekse samenwerking met en ondersteuning van de CEO;
• Een vertrouwensfunctie waarin jouw organisatorische skills echt het verschil maken;
• Een familiale en no-nonsense werkomgeving met korte communicatielijnen;
• Veel afwisseling en contacten met verschillende interne en externe partijen;
• Betrokkenheid bij een onderneming die werkt aan technische projecten in binnen- en buitenland;
• Een marktconform salaris;
• Een klassiek pakket extralegale voordelen;
• Een vaste werkplek in Zele.

Interesse?

Een klein team in Zele. Projecten over de hele wereld. En een CEO die op zoek is naar iemand die mee structuur brengt, vooruitdenkt en ontzorgt.

Ben jij iemand die graag achter de schermen alles mee in goede banen leidt en voldoening haalt uit organiseren, opvolgen en ondersteunen? Dan maken we graag kennis!